Dekalog uczestnika szkoleń – czyli jak nie przyprawiać osób odpowiedzialnych za rekrutację o siwiznę. Organizacje pozarządowe realizują wiele projektów, których elementami składowymi są (często) różnego rodzaju warsztaty lub szkolenia.

NGOsów jest wiele, tak więc i ofert szkoleniowo-warsztatowych jest również sporo. Można przebierać między szkoleniami twardymi, miękkimi, płatnymi, bezpłatnymi, na miejscu, wyjazdowymi, itp.

Załóżmy – znaleźliśmy szkolenie bezpłatne z tematyki, która nas interesuje, co dalej powinniśmy zrobić?

1. Czytaj dokładnie ogłoszenie

Wejdź na www organizatora, by uzyskać szczegółowe informacje na temat szkolenia: czego będzie dotyczyć, ile będzie trwać, gdzie się będzie odbywać i w jakich terminach, do kogo jest skierowane, kto może uczestniczyć w szkoleniu. Najczęściej podstawowe i najważniejsze informacje są zawarte w samym ogłoszeniu, dlatego trzeba dokładnie je przeczytać. Nawet 2 razy, żeby nic nie umknęło.

2. Nie wiesz? Zadzwoń, napisz, zapytaj

Ktoś kiedyś powiedział: „kto pyta nie błądzi”. Jeżeli nie jesteśmy czegoś pewni to może warto zasięgnąć języka u organizatorów szkolenia? Zazwyczaj w ogłoszeniu jest podany kontakt do osoby odpowiedzialnej za rekrutację na szkolenie. Taka osoba posiada pełną wiedzę i jest od tego, aby pomagać na etapie rekrutacji.

3. Bardzo dokładnie sprawdź terminy

Znając już wszelkie możliwe informacje nt. szkolenia trzeba sprawdzić czy w danym terminie możemy uczestniczyć w szkoleniu od początku do końca. Jeśli wiemy, że nie jesteśmy w stanie uczestniczyć w całości zajęć lub będziemy się na nie spóźniać to warto się zastanowić – może odpuszczę tym razem i niech ktoś inny skorzysta z mojego miejsca?

4. Wypełnij dokładnie formularz zgłoszeniowy

Coraz częściej stosuje się formularze elektroniczne dostępne na stronie organizatora szkolenia. Oczywiście wypełniamy wszystkie pola prawdziwymi danymi. Miejsca, w których wstawiamy dane kontaktowe warto sprawdzić dwa razy. Lepiej, żeby organizator miał prawidłowy adres e – mail; przez literówkę w adresie sprzed nosa może nam uciec szkolenie tysiąclecia.

5. Poczekaj na e–mail potwierdzający zakwalifikowanie się (lub nie)  na szkolenie

W ogłoszeniu powinna być data wysłania takiego potwierdzenia. Oprócz daty powinna być też informacja JAK organizator się skontaktuje – najczęściej potwierdza się droga e – mailową lub telefonicznie. Czasem w treści ogłoszenia może być napisane, że brak e – maila lub kontaktu ze strony organizatorów jest równoznaczny z niezakwalifikowaniem się na szkolenie.

6. Uzupełnij wszelkie dokumenty

Czasem formularz zgłoszeniowy on-line jest jedynym dokumentem wymaganym do uczestnictwa w  szkoleniu, czasem trzeba wypełnić dokumenty dodatkowe (np. w przypadku szkoleń finansowanych ze środków UE). W ogłoszeniu powinna być informacja, w jaki sposób będzie można je uzupełnić oraz do kiedy należy je wysłać. Oczywiście nie ma co czekać z dokumentami – im szybciej tym lepiej, organizatorzy lubią mieć tego typu sprawy załatwione od razu.

7. Potwierdź koniecznie swoją obecność

To organizatorzy też lubią (oprócz szybko i sprawnie uzupełnionych dokumentów). Jak już wiemy na 100%, że mamy czas, możemy i spełniamy wszelkie wymogi to potwierdzamy obecności na szkoleniu. Można zadzwonić, napisać, przyjść i powiedzieć. Jeżeli z jakiś przyczyn nie możesz uczestniczyć w szkoleniu, na które się zakwalifikowałaś/łeś, daj znać jak najszybciej. Na twoje miejsce wejdzie ktoś z listy rezerwowej!

8. Przyjdź na szkolenie

Niby oczywiste, a jednak…. Jeśli zakwalifikowaliśmy  się na szkolenie, wypełniliśmy dokumenty, potwierdziliśmy swoją obecność to trzeba się pojawić (chyba, że nastąpiła nieprzewidziana sytuacja losowa – chore dziecko, pękła rura w łazience itd.). 

Wytłumaczenie, że „nie byłem na szkoleniu, bo zapomniałem” jest niedopuszczalne. W przypadku, kiedy szkolenie jest płatne, to po prostu tracimy własne pieniądze. Jeśli szkolenie jest bezpłatne nie oznacza to, że nic nie kosztuje. To znaczy (zazwyczaj), że organizator otrzymał dofinansowanie na przeprowadzenie szkolenia i zobowiązał się do zapewnienia konkretnej liczby uczestników (wskaźniki!). Trenerzy są także przygotowani do prowadzenia zajęć dla określonej grupy, a nie losowo wybranej liczby osób. Poza tym, ktoś inny mógłby skorzystać z wolnego miejsca i cieszyć się ze zdobywania nowej wiedzy.

Spóźnialstwo nie wchodzi w grę, tak samo jak wychodzenie godzinę przed  lub w trakcie – jeżeli zdecydowaliśmy się uczestniczyć w szkoleniu i sprawdziliśmy, czy termin szkolenia nie koliduje z innymi zajęciami, to z szacunku do prowadzącego i reszty uczestników nie spóźniamy się. Godziny szkolenia są jasno określone, potwierdzając swoją obecność zobowiązujemy się do uczestnictwa w całości szkolenia, a nie w części. Poza tym, nic nie psuje zajęć z grupą jak osoby spóźniające się, którym trzeba wszystko tłumaczyć od początku.

9. Lista obecności i ankiety

Czyli kolejny (ostatni) zestaw dokumentów. Lista obecności jest podstawą do sprawozdania ze szkolenia, dlatego trzeba ją podpisać. Na tej podstawie organizator pokazuje – proszę, tak jak mówiliśmy było 20 osób, są podpisy. Na szkoleniach pojawiają się również ankiety. Trenerzy pracując z grupą również cały czas się uczą i chcą wiedzieć  czy wiedza, którą się dzielili była przekazywana w odpowiedni sposób. Ankiety najczęściej są anonimowe, więc można być szczerym.

10. Live long and prosper!

Czyli pracuj, słuchaj aktywnie, wchłaniaj wiedzę – szkolenie jest w końcu dla ciebie.

Powyższe rady powstały z myślą o ułatwieniu działań na linii organizator – uczestnik. Zebranie wymaganej grupy, wypełnienie wszelkich dokumentów, obecność na zajęciach, do tego dochodzą jeszcze kwestie związane z zapewnieniem materiałów szkoleniowych, odpowiedniego przygotowania Sali, itd. Dlatego warto podejść do tematu profesjonalnie – chcę iść, zgłaszam się, potwierdzam i podpisuję co trzeba, pamiętam o szkoleniu i przychodzę punktualnie. Taki uczestnik szkolenia to skarb, który jest zawsze mile wspominany przez organizatorów.

Pytanie – czy TY nim jesteś?

~Jan Karpierz