KSeF – Krajowy System e-Faktur to system administracji skarbowej do wystawiania, otrzymywania, archiwizowania i udostępniania faktur w formie ustrukturyzowanej (XML). Faktura wystawiona poza KSeF nie jest uznawana za fakturę w świetle podatku VAT, po wprowadzeniu tego obowiązku.
Terminy obowiązkowego stosowania KSeF
- od 1 lutego 2026 r. ➤ duże przedsiębiorstwa – podmioty, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 r. ➤ wszyscy pozostali podatnicy VAT – m.in. spółki, JDG, stowarzyszenia i inne podmioty VAT-owe zarejestrowane w Polsce. W okresie przejściowym nadal możliwe jest wystawianie faktur w formie papierowej lub PDF jeśli łączna miesięczna sprzedaż brutto nie przekracza 10 000 zł, ale tylko do końca 2026 r. – potem ten wyjątek wygasa. Jeśli organizacja pozarządowa, w którymś miesiącu 2026 roku wystawi faktury na łączną kwotę => 10.000 zł, wówczas, już do końca 2026 obowiązkowo musi wystawiać wszystkie faktury w KSeF!
- od 1 stycznia 2027 r. ➤ mikroprzedsiębiorcy (najmniejsze podmioty, w tym organizacje pozarządowe) – z obrotami miesięcznymi do określonych progów (np. 10 000 zł) i wykazujące „wykluczenie cyfrowe”.
Obowiązek odbierania faktur
Już od 1 lutego 2026 r. każdy podmiot, niezależnie od rozmiaru, musi odbierać faktury poprzez system KSeF, nawet jeśli jeszcze nie musi ich sam wystawiać.
Jakie operacje obejmuje obowiązek KSeF
Od momentu obowiązku podatnik musi:
✔ wystawiać faktury sprzedażowe w formacie ustrukturyzowanym przez KSeF,
✔ przekazywać faktury zakupowe odbiorcom również poprzez KSeF,
✔ pobierać faktury z systemu – nie można wysyłać PDF emailem jako jedynej formy,
✔ archiwizować i udostępniać faktury zapisane w KSeF (przez 10 lat).
Jak zacząć
- złożyć ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego, według siedziby danej organizacji pozarządowej:
Formularz ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do KSeF) składa się, gdy:
- NGO chce wskazać osobę fizyczną do obsługi KSeF,
- reprezentacja jest wieloosobowa (np. dwóch członków zarządu łącznie),
- dostęp ma otrzymać księgowa lub biuro rachunkowe.
ZAW-FA składa jedna osoba z organizacji, która po odebraniu uprawnień do KSeF pobierze certyfikaty/ tokeny oraz przyzna dalsze uprawnienia, np. kolejnym osobom z organizacji, księgowej czy biuru rachunkowemu.
Formularz ZAW-FA można złożyć:
- elektronicznie przez ePUAP (loguje się osoba uprawniona do reprezentacji (zgodnie z KRS), składa „Pismo ogólne do urzędu skarbowego”, dołącza wypełniony formularz ZAW-FA (PDF), podpisuje profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym – jeżeli reprezentacja jest łączna (np. dwóch członków zarządu), dokument musi być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w statucie organizacji, wysyła do właściwego naczelnika urzędu skarbowego);
- osobiście w urzędzie skarbowym – jeżeli reprezentacja organizacji jest łączna (np. dwóch członków zarządu), ZAW-FA musi być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w statucie organizacji;
- pocztą – jeżeli reprezentacja organizacji jest łączna (np. dwóch członków zarządu), ZAW-FA musi być podpisany zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w statucie organizacji.
Formularz ZAW-FA jest dostępny na stronie Ministerstwo Finansów: https://www.podatki.gov.pl/media/yroducae/zaw-fa-3.pdf
- uzyskać dostęp do KSeF: na wskazany w formularzu ZAW-FA adres e-mail otrzymają Państwo powiadomienie dotyczące uprawnień w KSeF z numerem identyfikacyjnym, który wraz z nr NIP Państwa organizacji pozarządowej posłuży do zalogowania się w KSeF.
Pierwsze logowanie do KSeF
logowanie odbywa się przez stronę: https://ksef.mf.gov.pl (system prowadzony przez Krajowa Administracja Skarbowa)
Możliwe sposoby logowania: osoba fizyczna może zalogować się przez:
- Profil Zaufany
- e-Dowód
- bankowość elektroniczną
- kwalifikowany podpis elektroniczny
Przy pierwszym logowaniu wybiera się:
- dostęp jako osoba fizyczna,
- dostęp jako podmiot (po wskazaniu NIP NGO).
Jeżeli ZAW-FA został poprawnie zarejestrowany – system umożliwi wejście do organizacji.
- wygenerować tokeny lub/ i certyfikaty:
Co do zasady tokeny i certyfikaty mają podobną użyteczność w systemie KSeF. Służą do uwierzytelniania i autoryzacji podmiotu lub systemu informatycznego w Krajowym Systemie e-Faktur.
Umożliwiają bezpieczną, automatyczną komunikację z systemem, integrację z wybranym systemem księgowym, pobieranie i wystawianie faktur, nadawanie i odbieranie uprawnień, przekazania dostępu biuru rachunkowemu. UWAGA! Token nie umożliwia wystawienia faktur w KSeF w wersji offline (np. w przypadku awarii systemu KSeF lub awarii po stronie organizacji pozarządowej). Certyfikaty pozostaną ważne przez 2 lata od momentu ich wygenerowania. Certyfikaty i Tokeny można dezaktywować, ograniczyć czasowo, przypisać do konkretnego zakresu uprawnień;
Jak wygenerować Certyfikat / Token?
Po zalogowaniu do KSeF:
- na lewej belce odnajdujemy zakładkę Certyfikaty lub Tokeny;
- wybieramy: Wnioskuj o Certyfikat/ Wnioskuj o Token (nadajemy nazwy, podajemy hasło, zapisujemy pobrane certyfikaty lub tokeny na dysku);
- wskazać zakres uprawnień
Po pierwszym zalogowaniu osoba uprawniona może:
- nadać dostęp sobie i kolejnym osobom,
- nadać dostęp biuru rachunkowemu (po NIP),
- odebrać uprawnienia.
Jak nadać uprawnienia
Po zalogowaniu do KSEF wybierz
- Ustawienia / Zarządzanie uprawnieniami / Dodaj uprawnienie
- Wybierz:
- osoba fizyczna (PESEL),
- podmiot (NIP),
- nadaj zakres uprawnień;
- zintegruj z wybranym systemem księgowym
W systemie księgowym, z którego korzystasz zaimplementuj certyfikaty/ tokeny i nadaj odpowiednie uprawnienia. Skorzystaj z pomocy księgowej lub instrukcji w Twoim systemie księgowym. Teraz możesz odbierać i wstawiać faktury z pomocą tego systemu a dane tam zawarte będą widoczne (w zakresie w jakim wskazałeś) dla wszystkich, którym nadałeś uprawnienia.