Każda organizacja pozarządowa zobligowana jest do sporządzania sprawozdania finansowego ze swojej działalności. Sprawdź jak krok po kroku je przygotować.
abc
Sprawozdanie finansowe NGO sporządza się w formie elektronicznej (plik XML, najczęściej według załącznika nr 6 do ustawy o rachunkowości), maksymalnie do 31 marca, a zatwierdza do 30 czerwca (przy sprawozdawczości w cyklu roku kalendarzowego). Podpisują je kwalifikowanym podpisem lub profilem zaufanym: osoba prowadząca księgi oraz zarząd. Gotowe pliki wysyła się do KRS (NGO z DG) lub KAS (bez DG) przez dedykowane portale w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, czyli maksymalnie do 15 lipca.
abc
abc
Instrukcja „krok po kroku”
Krok 1: Sporządzenie sprawozdania (maksymalnie do 31 marca)
- Struktura: Sprawozdanie sporządza się w strukturze logicznej (plik XML). NGO najczęściej stosują uproszczone sprawozdanie finansowe (załącznik nr 6 do ustawy o rachunkowości), składające się z:
- Wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
- Bilansu,
- Rachunku zysków i strat,
- Informacji dodatkowej.
- Kto sporządza: Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (księgowa/księgowy).
Krok 2: Podpisanie sprawozdania (elektronicznie lub w sposób mieszany)
Sprawozdanie musi być opatrzone podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zaufanym ePUAP lub osobistym) przez:
- osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg (księgowy/a),
- kierownika jednostki (wszyscy członkowie zarządu lub przynajmniej jedna osoba z zarządu, jeśli pozostałe złożą oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy). Wskazówka: Najłatwiej użyć bezpłatnego profilu zaufanego na Gov.pl
Podpisanie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej może być skomplikowane szczególnie przy bardzo licznym zarządzie NGO. Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie osoba odpowiedzialna za księgowość lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przygotowane sprawozdanie w pierwszej kolejności podpisuje właśnie osoba, która je sporządziła. Następnie pod sprawozdaniem podpisuje się „kierownik jednostki” – ZARZĄD. Można je podpisać na
dwa sposoby:
1. sprawozdanie finansowe podpisuje osoba sporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz wszyscy członkowie zarządu w sposób elektroniczny, czyli najpierw podpisuje księgowa, pobiera i przekazuje podpisany plik, np. prezesowi zarządu. Ten podpisuje je elektronicznie, pobiera i przekazuje podpisany plik, np. wiceprezesowi zarządu i tak dalej, do podpisu przez wszystkich członków zarządu danego NGO;
2. sprawozdanie finansowe podpisuje osobasporządzająca (czyli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych – księgowa/księgowy) oraz co najmniej jedna osoba z zarządu.
Pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu składają oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
KOLEJNOŚĆ DZIAŁAŃ
- Osoba sporządzająca przygotowuje sprawozdanie i jednocześnie musi się pod nim podpisać elektronicznie.
- Sporządzone i podpisane przez osobę sporządzającą sprawozdanie trafia do zarządu, który może zobaczyć co w nim jest i ocenić czy w takim kształcie będzie chciał się pod nim podpisać.
- Zbieramy od tych członków zarządu, którzy nie będą podpisywać sprawozdania, oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy.
- Na końcu wybrany członek zarządu („co najmniej jeden” – jak mówi ustawa) składa swój elektroniczny podpis pod sprawozdaniem.
OŚWIADCZENIA
Najłatwiej i najbezpieczniej będzie przygotować oświadczenia papierowe. Trzeba pamiętać, żeby miały one datę ustaloną pomiędzy datą podpisania sprawozdania przez osobę sporządzającą a datą podpisania sprawozdania przez wybranego członka. Może to być również ta sama data dla wszystkich wskazanych tu czynności (podpisu osoby sporządzającej, oświadczeń i podpisu członka). Oczywiście podpisane oświadczenia papierowe muszą zostać następnie zapisane elektronicznie (np. zeskanowane). Będziemy je w tej formie wysyłali razem ze sprawozdaniem finansowym do KRS lub KAS.
Krok 3: Zatwierdzenie (najpóźniej do 30 czerwca)
Zarząd przygotowuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Powinien także przygotować sprawozdanie z działalności merytorycznej organizacji za poprzedni rok oraz uchwałę
o przeznaczeniu zysku/ straty za poprzedni rok kalendarzowy. Komisja Rewizyjna przygotowuje wniosek do Walnego Zebrania Członków o udzielenie absolutorium zarządowi organizacji. Zarząd lub inny organ (zależnie od postanowień statutu organizacji) zwołuje Walne Zebranie Członków, na którym zatwierdza się sprawozdanie i podejmuje stosowne uchwały. Z zebrania powinien powstać protokół i lista obecności.
Krok 4: Wysłanie sprawozdania (maksymalnie do 15 lipca)
Miejsce wysyłki zależy od statusu organizacji:
- NGO z działalnością gospodarczą (w KRS): Wysyła przez serwis ekrs.ms.gov.pl (zakładka „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”)
- NGO bez działalności gospodarczej (tylko w rejestrze stowarzyszeń/fundacji): Wysyła do Szefa KAS za pomocą aplikacji e-Sprawozdania na Gov.pl
- OPP (Organizacja Pożytku Publicznego): Dodatkowo publikuje sprawozdanie w bazie sprawozdań OPP
Do KRS wysyłamy:
- Zatwierdzone sprawozdanie finansowe (XML).
- Uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania, Uchwałę o przeznaczeniu zysku/ straty.
- Sprawozdanie z działalności (merytoryczne) – w przypadku fundacji lub jeśli wymagają tego przepisy dla stowarzyszeń.
Uwaga: za wysyłkę sprawozdania finansowego do KRS odpowiada zarząd organizacji